5 reguli și 3 template-uri de time managment

PROBLEMA

Pierdem timp și oportunități pentru că nu putem să ne prioritizăm și organiza activitatea cum dorim. Cel mult urmărim o listă de task-uri care nu se termină niciodată dar uităm ce e important.

SOLUȚIA

Un sistem simplu de time management personal pe care-l putem aplica. Ușor de înțeles, logic, repetabil, adaptabil.

CHEIA

Time managementul nu e greu de înțeles, însă e greu de aplicat. Ca orice obicei nou, avem toate șasele să ne lăsăm de el înainte de a se împământeni. Cheia nu stă în sisteme complexe sau tool-uri sofisticate, ci în perseveranță și disciplină.

5 Pași de urmat

  1. Notează.  Ia notițe pe loc, în timpul discuției, cu lucrurile pe care le vei face și cu acțiunile pe care le vei prelua. Dacă nu notezi pe loc, vei uita ceva. Folosește caiet și pix pentru că vei ține minte mai bine și e mai politicos decât să tastezi în timp de discuți. Nu te grăbi să îți iei acțiuni, selectează în ce te implici. Nu le pune direct în calendar decât atunci când stabilești meeting-uri cu alții, altfel lasă-le în “aer” o perioadă, să apuci să vezi cât de reale sunt.
  2. Transcrie. O dată pe zi, dimineața pentru ziua de ieri prefer eu, mă uit prin carnețel și scot de acolo sintetic, acțiunile pe care mi le-am notat. Nu tot ce am notat sunt acțiuni, poate doar o mică parte. Le trec într-o listă pe care o am într-un fișier text, cu liniuță. Dacă am mai mult de 15-20 de lucruri în listă, mă apuc de șters pentru că ceva e greșit: ori pun lucruri prea detaliate acolo, ori nu știu să-mi prioritizez munca.
  3. Planifică săptămâna. La început de săptămâna iau cele mai importante lucruri din listă și le pun în calendar. Încerc să nu-mi umplu mai mult de jumătate de săptămână, restul las pentru imprevizibil și rutină. Scopul nu e să “consum” cât mai mult, nimic nu mă bucură mai mult decât atunci când pot șterge ceva de pe listă pentru că nu mai e nevoie. Scopul e să fac acele lucruri care au impactul cel mai mare. Îmi pun luni întrebarea: “dacă vineri ar fi să zic cuiva ce am făcut săptămâna asta, ce aș vrea să zic?”. Că am muncit, că am depus efort, nu e un răspuns. Ce am făcut săptămâna asta? Răspunsul la întrebare asta e ce iau din listă și pun în calendarul săptămânii care începe.
  4. Și flexibilitate, și rigiditate. Planul nu e scopul, lista nu e obiectivul, aruncă ce nu mai trebuie, schimbă când e nevoie. În același timp, nu te lăsa dus de mofturile fiecărei zile, că așa nu mai faci nimic. Apără-ți timpul, refuză politicos dar ferm când ești chemat acolo unde nu ai ce valoare adăuga. Folosește un sistem de focus gen pomodoro și în fiecare dimineață fă-ți o planificare ceva mai detaliată a zilei, înainte de a începe orice altceva. Altfel, riști să clipești de două ori și e deja ora 5.
  5. Învață. Vezi ce merge și ce nu, adaptează-te. Nu fi prea ambițios, nu confunda time managementul cu creșeterea productivității. Prima poate duce la a doua, dar nu sunt același lucru. Nu-ți stabili ambiții pe care le ratezi săptămână de săptămână, pentru că te vei frustra și vei renunța. Învață întâi să mergi, după aia să alergi. Pune mai puține și vezi că rămâi cu timp, vei găsi ce să faci cu el. Găsește-ți întâi ritmul și rutina, și abia apoi vezi cât poți accelera.

3 Template-uri

  1. Caietul.  Ce scrii pe caiet poate fi nu mult mai mult de o mâzgâleală. Așa cum îți place ție. Important e ca să te ajute să 1) ții minte ce decizii ai luat în discuție și 2) să înțelegi destul a doua zi când iei de acolo treci în listă. Nu e nevoie să înțelegi și peste o săptămâna.
  2. Lista. Lista e cât de simplă poate fi: un fișier text pe desktop pe care-l deschizi cu notepad, un note pe iphone sau mac. Am folosit tool-uri speciale de toate felurile și nu am găsit nimic mai bun decât lista. Primitivismul acestor soluții este intenționat, ajută la memorare, ajută la simplitate și te forțează să te gândești de două ori înainte de a-ți asuma o acțiune.Eu am trei liste: una pentru business, una personală și una pentru alte activități. La fiecare aplic principiile de aici.
  3. Calendarul. Lunea iau din listă ce vreau să fac săptămâna asta și pun în calendar. Încerc să nu-mi umplu mai mult de jumătate de timp, las restul pentru imprevizibil. Nu sunt agresiv: dacă cred că ceva îmi va lua între 1 și 2 ore, pun două ore, dacă termin mai repede, am ce face cu timpul. Îmi pun în calendar și “pauzele” (mesele) dar și timpul în care vreau să analizez, să fac research sau să gândesc ceve. Sunt printre cele mai importante activități ale mele și trebuie și ele planificate.În fiecare dimineață îmi fac un plan mai detaliat al zilei, adică detaliez ce aveam deja planificat pe ziua respectivă. Fac asta primul lucru, înaint de a răspunde la primul mail, că altfel mă iau cu treaba și uit. În timpul lucrului folosesc un sistem gen pomodoro pentru a mă concentra pe ce fac, fără alt tab-uri, fără distracții.Dacă apare ceva și trebuie să-mi schimb programul, am două opțiuni. Dacă consider că nu e necesară schimbarea și poate suferi amânare, îmi folosesc abilitățile de comunicare și negociere ca să o programez mai încolo. Dacă însă trebuie să o iau în considereare, atunci schimb planul zilei și al săptămânii și asta e, nu regret degeaba, a trebuit să o fac.

În medie, un obicei nou se capătă în 66 de zile. Sistemul trebuie adoptat și folosit până ce devine obicei. Nu te aștepta să-ți placă sau să curgă natural din prima. Vei uita de el, vor fi zile după zile în care te vei lăsa dus de val și vei ignora prioritățile. Insistă până ce devine obicei.

Scopul real al unui sistem de time management nu este să fim buni la făcut și consumat liste. Scopul este să ne folosim timpul și energia pe ce contează, când contează, și cât mai puțin pe altceva. Nu da în mania de a fi ocupat, când nu-ți vezi capul de task-uri dar dacă te întreb ce ai făcut cu adevărat nu știi să-mi spui. Mai puține, mai importante, mai țintite.