Prezentări și Public Speaking

Frica de vorbit în public e frica numărul unu, peste frica de înălțimi, gângănii, șerpi sau ace, și totuși, multora dintre noi ne-a plăcea să putem vorbi mai lejer și mai bine în public, și sigur ne-ar fi și de ajutor la muncă. Departe de a ne imagina doar acele, în general rare, ocazii de a vorbi în fața a sute de oameni la vreo conferință faimoasă, competențele vorbitului în public sunt necesare în circumstanțe mult mai comune și mai dese, în grupuri relativ mici de oameni, colegi, poate chiar săptămânal sau mai des în munca unui profesionist IT mai senior sau cu responsabilități ne-exclusiv tehnice.

Orice idee pe care vrem să o propunem echipei are șanse mai mari să fie acceptată dacă știm să o prezentăm cum trebuie. Orice proiect pentru care cerem un buget e mai probabil să-l primească dacă știm să explicăm avantajele. De multe ori, aceste ocazii se asimilează vorbitului în public, la o scară mai mică. O intervenție într-o ședință. O prezentare către un board. La scară mai mare, vrem să mergem să împărtășim din experiența noastră la întâlniri de comunitate. Un manager vrea să se adreseze departamentului. Un CEO firmei. La o conferință, vrem să aratăm ce am făcut, ce am învățat. În fața unui grup din partea unui potențial client avem 30 de minute să arătăm ce vrem să le vindem și de ce ar cumpăra. Cu 3, 30 sau 300 de oameni în fața noastră, dacă nevoia este de a transmite convingător un mesaj către un grup într-un context unde așteptarea este ca tu să prezinți ce ai de zis, în timp ce ei doar ascultă sau cel mult interacționează punctual, prin întrebări, atunci e public speaking. Nu e discuție, nu e dialog, nu e dezbatere, e scena ta și tu ai rolul principal. La public speaking trebuie să atragi atenția, să menții interesul, să previi întrebările și obiecțiile pe care le vor avea, fără ca să ai ocazia să le auzi. Dacă nu reușești, vei fi vorbit poate competent, chiar frumos, și ei vor pleca pregătiți să uite ce au auzit, neconvinși, neimpresionați.

Prin pezentare mă refer în principal la suportul din spatele conținutului pe care-l transmiți, fie el slide-uri, clip-uri, flipchart sau orice altceva. Prin public speaking mă refer în principal la alegerea și livrarea mesajului prin vorbă și non verbal. Ele merg mână în mână de multe ori și nu vreau să devin prea academic în a discuta diferențele dintre ele, rămâne doar de ținut minte că prin prezentare mă refer în general la partea “vizuală” (slide-uri etc), și prin public speaking la ce faci tu, cu persoana ta.

The_Scream.jpg

Emoții

Sunt motive invididuale pentru care mulți dintre noi avem emoții la public speaking, dar sunt și motive generale, pe care le împărtășim cu toții într-un grad sau altul. Evolutiv vorbind, actul de a te ridica în fața unui grup de oameni și a veni cu idei și cu propuneri a fost, pentru majoritatea evoluției noastre, de sute de mii de ani, un act periculos care putea duce la confruntare violentă sau la excludere socială. De asta, de-a lungul evoluției, creierul nostru a învățat să trateze aceste situații ca tensionate, periculoase, și fiind puși în fața lor, ni se activează răspunsul de fight - flight - freeze. Asta este, pe scurt, explicația stresului profund și a fricii paralizante pe care mulți o simt când trebuie să urce pe scenă. Faptul că, în zilele noastre, chiar dacă ratezi complet, să zicem că ai cea mai proastă prezentare la Codecamp, are consecințe negative neglijabile, și faptul că rațional vorbind știm asta, tot nu schimbă reacția profundă a creierului, învățată de-a lungul a sute și mii de generații, și care e codat adânc.

Când se declanșează emoțiile? În cazul meu, emoțiile specifice de public speaking apăreau chiar și în grupuri mici de oameni, de 5-6 colegi, chiar și în contexte familiare, cum ar fi o sală de ședințe de la birou. Atât timp cât discuția era discuție, mai zicea unul ceva, mi ziceam și eu ceva, lucrurile erau în general ok. Când se formaliza însă rolul meu de a prezenta, când apărea un moment în care eu trebuia să mă ridic și să zic ceva care era mai mult de o replică sau o părere, când trebuia să prezint ceva cap coadă, în timp ce ceilalți ascultau, se schimba toată dinamica și deodată apăreau emoțiile, care erau intense și paralizante. Diferența între emoțiile simțite în asemenea situații și cele din situațiile de conferință, unde aveam scenă, microfon și mult mai mulți oameni în fața mea erau relativ mici, adică nu creșteau proporțional cu mărimea audienței. 100 de oameni la o conferință nu aduceau de 10 ori mai multe emoții decât 10 oameni la o ședință, dimpotrivă, era cam același lucru.

Cum arătau emoțille? Cu zile sau săptămâni înainte (dacă știam din timp), începea o anxietate surdă, punctată de momente de intensă conștientizare, când deodată mă străfulgera gândul “urmează să faci aia, vei fi acolo, va fi greu”, mi se ridica instant adrenalina și pentru câteva minute doar la asta mă gândeam. În general însă, până în ziua dinainte, era oarecum ușor să țin emoțiile departe. Cu o zi înainte, în febra ultimelor repetiții, oricât de bine pregătit aș fi fost, aveam senzația că nu știu destul, că nu e destul de bun ce am, sau că voi uita ce am de zis, că nu voi reuși să livrez bine. Îmi era greu să adorm și de multe ori aveam insomnii. Dimineața trebuia să mă scol mult mai devreme decât de obicei, pentru că dacă aveam prezentarea la 10 de exemplu, nu aș fi putut pur și simplu să mă trezesc, să fac un duș, să beau cafeaua și să mă duc, ca într-o zi normală. Aveam nevoie de 2-3 ore pentru a sta, pentru a derula în cap filmul, pentru a mă pregăti mental. Aproape întotdeauna, în diminețile prezentărilor nu aveam nicio poftă de mâncare și o senzație de rău la stomac pe fond nervos. Când mă apropiam efectiv de prezentare, mai aveam 30 de minute și eram pe undeva, în sală de exemplu în timp ce speakerul dinaintea mea vorbea, începea transpirația rece, o senzație confuză de sete dar parcă în același timp nu aveam chef de apă, și aveam nevoie de toate forțele doar ca să stau drept să-mi aștept rândul, fără să se vadă prin ce trec. Dacă venea cineva atunci să mă întrebe orice, fie și cât e ceasul, era un super efort să am cea mai mică discuție fără să mă dezintegrez, toată forța mea mentală era dedicată la a mă ține la un loc. Când îmi venea rândul, urcatul pe scenă era super intens, cele câteva secunde se dilatau, și imediat ce începeam să vorbesc mi se usca gura, uneori atât de mult încât nu mai puteam scoate următorul cuvânt, mă opream și mă duceam să beau o gură de apă, încercând să ascund de ce făceam asta, să dau impresia că pur și simplu mi-e sete. Aveam întotdeauna grijă să am apă la îndemână. Nu aveam, evident, calmul sau puterea necesară de a mă urmări pe mine însumi, de a mă adapta, de a mă “juca” cu stilul, era un exercițiu de pură supraviețuire. Primele 5-10 minute erau cele mai grele, după care emoțiile se mai diminuau, dar tot nu ajungeam într-un loc bun, ci eram extenuat, stors, dorind să închei cât mai repede.

Cum am scăpat de emoții? Pornind de la starea descrisă mai sus, după aproximativ doi ani de lucru și de îmbunătățire , am ajuns la un nivel în care senzația de calm, relaxare și confort pe care o simt pe o scenă în fața a sute de oameni este practic identifică cu relaxarea pe care o am la mine acasă în canapea când mă uit seara la un film bun. Nu m-am măsurat niciodată, dar aș paria că pulsul nu-mi crește cu mai mult de maxim 10% față de cel de pe canapea. Primul pas în a trece peste această frică a fost de o înțelege și de a o accepta. Dacă la început mă frustram, că de ce simt eu lucrurile astea, că de ce mi-e atât de greu, la un moment dat am învățat să accept: ok, asta este, de aici pornim, cu asta lucrăm, ce e de făcut?

Concret, eu știu patru mecanisme pentru a trece de emoții, care merg mână în mână, se întrepătrund și se potențează unul pe altul:

  1. Practica

  2. Pregătirea

  3. Vizualiarea

  4. Căutarea emoțiilor utile

Le iau pe rând.

Practica înseamnă expunerea intenționată, căutarea ocaziilor de a prezenta în public, cât mai multe, cât mai dese. Ne este frică, suntem stresați, acceptăm, prin disciplină și dârzenie trecem peste frică și mergem înainte. La început nu ne vom descurca minunat, frica ne va grăbi, ne va ține în tensiune, nu vom fi buni, dar fiecare asemenea expunere ne va desensitiviza cu încă puțin și, după o perioadă, frica și stresul se vor diminua, până la eventuala lor dispariție. Mi-e mi-a luat aproximativ doi ani și 30-40 de expuneri pentru a trece de la frică paralizantă la zero frică. La început mi-am ales contexte mai mici, mai safe, între colegi, unde dacă eșuam nu murea nimeni, și tot am crescut miza cu evenimente, clienți, conferințe, până ce am ajuns să fiu complet calm și în control. În primele 10-20 de expuneri nu am observat o mare îmbunătățire din punctul de vedere al emoțiilor, dar am persistat, și îmbunătățirea a venit, și când a venit a venit repede. După prima ocazie în care am fost calm, relaxat și în control mi-am dat seama că am reușit și că urma doar o chestiune de îmbunătățire continuă, dar hopul cel greu, în ceea ce ține de emoții, fusese trecut.

Pregătirea a ceea ce ai de zis nu numai că este o practică bună în general, dar ajută și în ceea ce privește încrederea în sine și stresul. Bine pregătiți suntem parcă ceva mai puțin stresați. Maximul meu a fost de 50 la 1, adică pentru o oră de prezentare m-am pregătit 50 de ore, pe parcursul a câteva luni. Evident, nu toate prezentările mele au fost așa, dar și azi, când emoția nu mai e o problemă, și chiar pe subiecte care-mi sunt familiare, rar scad sub 2 la 1, adică 2 ore de pregătire pentru o oră de prezentare, și frecvent am 5 la 1 sau, pentru ocaziile mai importante, 10 la 1.

Vizualizarea este o tehnică mentală de a derula în mintea ta filmul discursului tău înainte de a se întâmpla, cu cât mai multe detalii, cât mai concret, cât mai visceral. După cine urmezi, la ce semnal începi, cum începi, ce zici, ce faci dacă reacția lor este X, dar dacă Y, ce faci dacă uiți ceva, cum te vei mișca. Ajută, dacă ai cum, să te documentezi asupra audienței, să vizitezi înainte scena dacă e cazul, de exemplu seara dinaintea unei conferințe, să îți imaginezi cât mai precis ce vei face. Vizualizare negativă era când mă gândeam, cu intenție, la cele mai grele momente care mă așteptau și la cele mai pesimiste scenarii. Îmi derulam în minte momentul urcării pe scenă, momentul când poate nu voi putea vorbi, cu gura uscată de emoție, și-mi ziceam, și-mi repetam, “asta te așteaptă, ești pregătit, ce vei face?“. VIzualizând cele mai negre scenarii, trăindu-le, pregătindu-mă mental pentru ele, m-a ajutat foarte mult. Nu știu dacă-mi era mai puțin frică făcând asta, nici nu căutam neapărat să-mi fie mai puțin frică, ci să fiu mai pregătit să trec peste emoții și să știu ce am de făcut.

Căutatul emoțiilor pozitive. Frica, stresul, gâtul uscat, blocajul, nu sunt de dorit. Ce e de dorit însă e anticipația plăcută a faptului că vei împărtăși niște idei care-ți sunt dragi, că vei comunica ceva util celor care te ascultă, că poate vei face un bine, că vei învăța și tu ceva din asta, că ai ocazia poate să încerci o nouă tehnică de prezentare, să faci ceva diferit. Aceste emoții sunt de dorit.

Încă un lucru despre emoții, chiar și cele mai puțin productive. E bine dacă reușești să scapi de ele complet, însă, în majoritatea cazurilor, nu e necesar. Un grad de nervozitate rezonabil, chiar dacă se vede, în multe situații nu va avea un impact major asupra succesului tău. Dacă te duci și ceri buget pentru ceva și board-ul care aprobă vede la tine un anume stres, o anume anticipație, atât timp cât nu e exagerată și nu pune la îndoială capacitatea ta de a gândi la rece, atunci nu e neapărat o problemă, poate chiar ajută. Depinde de situație, de poziția ta, de ce ceri, de cine ești.

Pe scurt, indiferent de unde te afli pe scara emoțiilor, persistă, expune-te, învață din ce ți se întâmplă, și va fi mai bine.

Se poate învăța?

Răspunsul scurt este da, se poate învăța, și eu am văzut oameni care au parcurs drumul de la nicio înclinație pentru asta la prestanțe foarte bune. Sunt unii dintre noi care încep cu avantaje, cu mai puține emoții sau deloc, și cu o aparentă dezinvoltură nativă. Cât o fi efectiv înnăscut din asta, cât o fi rezultatul unui mediu familial sau educațional care i-a învățat fără să-și dea seama, nu știu precis. Ce e clar e că uneori oamenii care au cel mai mult talent “de acasă” depun cel mai puțin efort pentru a se îmbunătăți, pentru că fiind deja la un nivel ok, li se pare că e destul să rămână acolo. Oamenii care au cel mai puțin talent “de acasă”, care sunt cel mai departe, de multe ori nu se înhamă la drumul lung și greu pe care ar trebui să-l parcurgă. Ambele categorii ajung în acest fel să stagneze. Astea sunt însă aspecte care țin mai degrabă de motivație, în ceea ce privește strict “învățabilitatea” cumulului de abilități și competențe necesare pentru a scăpa de emoțiile negative și de a deveni foarte bun la public speaking, părerea mea este că mai oricine poate să le învețe, însă unora le va fi mai greu decât altora, ca la orice altceva de altfel.

Tipuri de situații

Eu împart toate situațiile de public speaking și prezentări în 4 categorii:

  1. Curiozitate

  2. Vânzare

  3. Informare

  4. Procedurale

Situațiile de curiozitate sunt acelea în care scopul principal este de a-i face pe oameni să caute să afle mai multe, să se intereseze, să experimenteze ceva nou. E mai mult decât informare, e mai puțin decât vânzare. Sunt printre cele mai comune situații, de exemplu la conferințe. În aceste situații în general nu țintești la 100% conversie, nu te aștepți ca toți cei cărora le vorbești să facă ceva, și nu te aștepți neapărat ca cei care vor face să o facă atunci pe loc, dar ai o țintă, o aștepare. Atitudinea și tonul în situațiile de curiozitate sunt undeva la mijloc între dezintersat și fierbinte. Explici avantajele, recomanzi, încurajezi, fără a insista prea mult însă, fără a crea senzația că ceri prea mult, că ești disperat, fără a-i face să se simtă forțați sau presați, și fără să-ți pierzi obiectivitatea. Te-ai bucura să încerce cât mai mulți, dar hei, dacă nu vor, nicio problemă. Sigur, și anume forme de vânzare mascată pot arăta așa, dar mă refer aici la intențiile tale reale, nu la disimulare.

Situațiile de vânzare sunt situațiile în care vrei să convingi auditoriul că o anume acțiune concretă din partea lor este necesară. Putem vorbi despre vânzare în sensul comercial, produse/servicii pentru bani, sau vânzare în sensul mai larg, când dorești să obții o aprobare, sau dorești ca cei cărora le vorbești să intreprindă o acțiune concretă ca urmare directă a discursului tău. Nivelul de directitudine variază de la situație la situație, dar per total situațiile de vânzare sunt cele mai directe: zici ce vrei, de la cine vrei, explici ce oferi, ceri acțiune. E opțiunea lor dacă vor sau nu, dar intenția ta e să le fie clar ce le ceri, care-i deal-ul, și ce au de făcut dacă vor să accepte. Dacă la situațiile de curiozitate poți să lași lucrurile puțin mai open ended, “vedeți și voi, poate vă place”, la vânzare în general nu vrei să-i lași pe oameni întrebându-se oare ce vrei de la ei. Mulți greșesc pentru că se tem de a spune clar ce vor, și o scaldă la sfârșit, lăsând lucrurile ambigue. Sunt extrem de dese prezentările, de altfel competente până în acel punct, dar care te lasă cu întrebarea “bun, și tu ce vrei de la mine?”. Dacă mă lași să-mi imaginez eu ce vrei de la mine, să muncesc eu adică ca să aflu cu ce te pot ajuta și de ce, atunci probabil nu meriți ajutorul meu.

Situațiile de informare sunt un fel de situații de curiozitate mai light, cu cea mai mică miză posibilă. Explici programul unei zile. Prezinți un nou proces. Oricare ar fi specificul, ceea ce au în comun situațiile de informare e gradul tău foarte redus de implicare. Nu ții la un anume rezultat, nu ești pasionat de o anume direcție, pur și simplu informezi. Multe situații de informare sunt și procedurale.

Situațiile procedurale sunt atunci când faci ceea ce trebuie, după un șablon prestabilit. Cineva de la health & safety prezintă noilor angajați regulile. Managerul unei divizii de business prezintă raportul lunar unui board, care arată în fiecare lună la fel. Liderul unei echipe prezintă echipei la început de săptămână prioritățile. Nimeni nu te împiedică să-ți pese, dar în realitate multe situații procedurale sunt lipsite de miză, în afară de miza existenței lor. Procedurile de health & safety v-au fost prezentate, ați semnat că ați înțeles, suntem cu toții acoperiți, mergem mai departe.

Situațiile de curiozitate și de vânzare sunt cele mai interesante, sunt cele unde se pune pasiune și care au miză. În mod ideal, chiar și atunci când ai de efectuat o informare, sau o prezentare procedurală, ar fi bine să încerci să identifici miza reală, dincolo de faptul că trebuie, că așa cere procedura, să găsești părțile interesante, și să încerci să trezești cel puțin curiozitate. Asta face diferența între omul care transmite ceva, care e pasionat de ceva, și cel care pur și simplu recită ce-i cere procedura. Din partea audienței, șansa lor de a reține ceva crește dacă și interesul tău ca prezentator legat de cele pezentate este vizibil.

Conținutul

Ce zici depinde de:

  • Situație: curiozitate, vânzare, informare sau procedurală.

  • Audiență: cine sunt ei, ce știu deja, la ce se așteaptă, care le sunt obiecțiile.

  • Așteptări culturale și eticheta de business specifică.

  • Contrângerile de timp și de format: poți folosi audio, poți folosi video, dacă ai un template de urmat, etc.


Odată ce înțelegi în ce situație te afli și știi destule despre audiență, îți pui întrebarea: “Ce ai vrea tu ca ei să țină minte?” sau, în cazul situațiilor de vânzare, “Ce ai vrea tu ca ei să facă?” după prezentarea ta. Este un fel de a începe cu sfârșitul, și e cel mai bun mod de a gândi o prezentare. Care-i rezultatul final dorit, unde vrem să ajungem, și hai să vedem cum ajungem acolo. Este mult mai bine să începi așa decât "pe conținut”. Pe conținut începi când pur și simplu prezinți ceva așa cum e. Ai folosit tehnologia X, vrei să arăți și altora ce ai învățat, așa că te apuci, școlărește, să faci o prezentare în care o iei așa în ordine cronologică, pas cu pas, de unde ai început, prin ce ai trecut, ce componente are tehnologia aia, etc. E ca și acum ai lua BMW-ului de la stânga al dreapta și ai enumera ce piese are, dar în niciun moment nu-mi zici de ce ar trebui să-mi pese de asta sau de ce aș vrea eu un BMW. Este utilitate și în modul ăsta de a prezenta neutru componentele, până la un punct, pentru că e un mod foarte ne-agresiv și neintrusiv, e safe, dar dacă faci doar asta, probabil nu e cel mai bine. Recomandarea mea e să începi cu un obiectiv: “eu aș vrea, ca din cei 50 de oameni pe care-i aștept în sală, măcar 10 să țină minte avantajele cheie ale tehnologiei X și măcar 5 să fie destul de interesați încât să dea un google să afle mai multe când se duc acasă”, și atunci acesta este scopul tău și-ți structurezi conținutul ca să ajungi aici, nu pur și simplu zici câte ceva din fiecare capitol. Asta te va ajuti să eviți un pericol constant, și anume să pui prea multă informație, prea mult detaliu. Aproape niciodată scopul unei prezentări de 30 sau 60 de minute nu este să dai destulă informație încât lumea să poate aplica direct, să se descurce exclusiv pe baza a ce au auzit de la tine, este practic imposibil. Scopul tău este să transmiți pe cât de bine poți cam despre ce e vorba, care sunt avantajele cheie, componentele importante, dar nu în așa detaliu încât să le vadă acolo pe loc funcționând de la un cap la altul, ci să-și facă o idee despre ce e vorba, și, mai important, să li se trezească curiozitatea de a afla mai multe. Pe de altă parte, nici nu trebuie ca ce zici tu să fie atât de vag și general încât lumea să nu-și poată imagina măcar în mare cum ar funcționa, pentru că atunci nu se pot atașa, că nu au de ce. E o chestiune de echilibru.

Odată ce îți știi obiectivul, privește discursul tau ca pe o poveste, în sensul de narațiune. Spre deosebire de o simplă enumerare de fapte și informații, o poveste are un arc care trece prin diverse etape, e mai captivantă și mai memorabilă. Recomand oricui să studieze monomyth-ul lui Joseh Campbell, care a studit mituri și povești clasice și a identificat în toate aceeași structură. De la Isus până la Luke Skywalker, de la Frodo până la Ahab, toți au urmat acest ciclu:

Pe care eu o sumarizez și mai simplu, pentru scopurile unei presentări:

  1. Începem cu o situație de echilibru, lucrurile funcționează într-un anume fel, treaba merge - transmiți echilibru.

  2. Apare o schimbare, un dezechilibru, vechile rețete nu mai sunt de ajuns - transmiți schimbare, incertitudine, întrebări.

  3. Probleme, dificultăți, căutări - transmiți criză, pericol.

  4. Identificarea unei noi soluții, descrierea ei, cum rezolvă problema și cum readuce echilibrul - transmiti soluție și speranță.

Exemplul clasic care explică nevoia modului de lucru agile (o prezentare pe care ar fi făcut-o careva pe la începutul anilor 2000):

  1. Până acum am lucra waterfall și o perioadă a funcționat ok-ish.

  2. Dar, lumea se schimbă. Complexitate proiectelor a crescut, așteptările s-au ridicat, business-ul vreau de la IT mai multă viteză, concurența e în creștere.

  3. În această lume nouă, waterfall e plin de probleme: livrări târzii, livrări inutile, bugete irosite, probleme de integrare, viteză mică de reacție pe piață. Practic, nu se mai poate așa.

  4. Soliuția este agile, care privește iterativ, lucrează cu echipe mixte și rezolvă problemele de mai sus prin … etc.

Și, desigur, pasul 5, închiderea: Ce poți face tu (audiența) în legătură cu asta? Call to action, aici le zici ce pot ei face, de unde să înceapă, că dacă nu le zici e posibil ca ei să rezoneze cu povestea ta, dar să nu știe care-i primul pas. Care-i primul pas? Să citească o anume carte? Să încerce un experiment? Ce experiment? Zi-le clar și simplu ce au de făcut, ca să plece de acolo fără dubii.

În același timp, gândește-te la cele mai bune și cele mai proaste filme pe care le-ai văzut. Cele mai bune nu sunt acelea care-ți dau mură în gură tot și-ți explică ca la clasa a 2-a ce se întâmplă. Acele filme sunt plictisitoare. Cele mai bune filme îți dau destul încât să te prindă, dar au și mister, lasă și întrebări să plutească în aer, nu prea multe încât de pierzi șirul, însă destule încă să creeze tensiune și interes și atunci când, la sfârșit, se rezolvă misterul, privitorul are un moment de aha satisfăcător și memorabil. Așa și prezentare ta, scopul tău nu e să faci fiecare slide cât de clar se poate, să dai mură în gură la fiecare pas. Poți lăsa semne de întrebare în aer câterva minute, ițe narative care se întâlnesc la sfârșit, tensiune care se rezolvă mai târziu. Acestea sunt tehnici avansate, dar de ținut minte.

Pe scurt, când gândești conținutul:

  1. Pornește cu sfârșitul, de la ce ai vrea să țină minte/să facă?

  2. Pune destule informații încât să te poată urmări, dar nu atât de multe încât să fie plictisitor sau inutil

  3. Fă o poveste

  4. Termină cu un call to action: sugerează-le un prim pas, ce să facă în caz că sunt interesați și vor să afle mai multe

Slide-uri și alte suporturi

E la modă să fie criticate slide-urile, și pe bună dreptate, sunt atât de des folosite prost, însă, dincolo de asta, ele sunt un mecanism foarte bun de prezentare pentru că îți permit să arăți simplu, clar, vizual, într-un mod ușor de citit, informația cheie și folosind un suport tehnic practic omniprezent. Găsești și la căminul cultural din Dolhasca un proiector.

Ce să NU faci cu slide-urile:

  • Să pui informație detaliată; nu e ca și cum te aștepți ca lumea să își ia notițe cu ce e acolo.

  • Să ai prea multe slide-uri, câte unul la fiecare idee mică pe care o prezinți.

  • Să citești slide-urile, să ai scris fix ce urmează zici.

  • Să ai prea multe animații, efecte sau alte mărgeluțe.

Ce să faci cu slide-urile:

  • Să ai cuvinte puține, font imens, cele câteva concepte cheie ale ideii pe care tu o explici verbal în mai mult detaliu.

  • Alternativ, poze sau chart-uri/grafice.

  • Să nu fie exact ce zici tu, ci cumva să susțină ce zici tu.

Un exemplu de slide de al meu:

slide example 1.jpg

Într-o cameră mai mică, cu grupuri mai mici, poți folosi și Flipchart-ul/Whiteboard-ul, care are un efect interesant și puternic, pentru că transmite încredere (ești atât de stăpân pe ce zici încât scrii pe loc, din memorie), și de autenticitate. În rest, scopul și conținutul de pe flipchart e la fel ca pe slide-uri (idei cheie, cuvinte puține, grafice esențiale etc).

Video-ul pate fi folosit însă trebuie să ai grijă să se vadă bine și, poate și mai important, să se audă bine. Gândit bine, ales bine și livrat la momentul potrivit, un clip poate fi highlight-ul prezentării. Dacă însă te chinui un minut să-l pornești că nu merge ceva și când pornește abia se aude, faci mai mult rău decât bine.

Alte obiecte. Odată am făcut o prezentare le Codecamp, împreună cu altcineva, în care aveam un bucătar pe scenă, care pregătea ceva exotic acolo în văzul tuturor în timp ce noi vorbeam, și la sfârșit am chemat audiența să guste, ca o metaforă pentru soluții neașteptate, gândire creativă. Altă dată am avut cu noi pe scenă o paiață, un costum umplut cu paie pus pe un scaun, care reprezenta managerul, și noi explicam ce fac de multe ori greșit managerii. Poți folosi tot felul de obiecte ajutătoare, trebuie să aibă sens însă, să facă parte din poveste, să nu fie doar niște artificii rupte de restul narațiunii.

patton1.jpg

Non verbalul

Limbajul corpului, vocea, intonația, postura, sunt subiecte fascinante pentru mulți, atrag foarte multă atenție și captivează, însă de multe ori se pune prea mult accent pe ele în detrimentul celorlalte aspecte, și în detrimentul autenticității. Țin minte și acum cum am bufnit în râs când, acum câțiva ani la Codecamp, cineva, un bărbat înalt, îmbrăcat la costum, cu cravată roșie, a pășit cu încredere până fix în fața scenei, de-i stăteau vârfurile pantofilor suspendate, și stând drept, cu pieptul în față, a deschis larg mâinile, mesianic aproape, și a tunat cu voce tare și clară: nu-i așa că vreți ca … (am uitat ce). Un clieșu oricum.

Sigur, nu e bine nici să stai numai în colțul din dreapta spate al scenei, mormăind, uitându-te numai în jos, de parcă ți-ar fi frică de lumină, dar nici a urma orbește, și nepotrivit pe personalitate ta sfaturile simpliste de body language nu e pont. Nu vei fi credibil, deși scopul declarat al acestor sfaturi e exact să te facă credibil. Odată ce treci de emoții (vezi mai sus), vei începe să poți fi tu însuți. Da, nu e nimic rău, e chiar necesar să facem și niște exerciții de dicție, să lucrăm cu postura, să ne filmăm și să ne analizăm după, să repetăm în oglindă, trebuie să ne îmbunătățim, dar cumva scopul e să îmbunătățești ceea ce ești, nu să devii ceea ce nu ești. Uitați-vă la Elon Musk, se bâlbie, se poticnește, aa-uri, mm-uri, dar e autentic. Uitați-vă la Jordan Peterson (love him or hate him, nu putem nega că e super influent în perioada asta): are o voce piţigăiată, lasă pauze lungi înainte de a răspunde, răspunde complicat adeseori. Ei, și mulți alții ca ei, aparent încalcă multe dintre bunele practici simpliste ale body language-ului și para verbalului, însă fiindcă sunt autentici, sunt credibili. Nu încercați să imitați stilul acela desumflat al majorității prezentărilor TED, hiper emoțional, întrebări contemplativo-profunde aruncate emfatic către audiență urmate de pauze lungi înaintea unor răspunsuri “deep” pe care le dau tot ei, decât dacă se întâmplă să fie stilul vostru. Dacă ești hiper energetic, dacă vorbești repede, dacă te miști mult, atunci fii așa. Da, lucrează la a te stăpâni și șlefui destul încât să fii coerent și inteligibil, dar nu lupta împotriva naturii tale. Dacă dimpotrivă ești calm, monoton, stabil, folosește-te de asta, fii așa, și introdu câteva zâmbete, câteva glumițe, câteva momente dinamice, care în mod normal la altcineva nu ar fi mare lucru, dar prin contrast cu restul comportamentului tău vor atrage atenția și vor fi de ajuns. E ca la cinema: într-un film plin de explozii, încă una nu contează, dar într-un film calm, liniștit, plin de cotidian, o ușă trântită la momentul potrivit poate trezi mai mult șoc decât o bombă atomică în celălalt.

Eu personal mă mișc pe scenă moderat. Cunosc și aș putea face, dar evit că nu-mi stau în fire, mișcările și atitudinile clasice de “încredere”: mersul rapid spre audiență, mâini extinse la maxim, stat nenatural de drept cu pieptul înainte etc. Prefer să transmit încredere într-un mod mai natural mie. De felul meu vorbesc foarte repede, la public speaking vorbesc mai încet decât în mod normal, dar tot ajung la o medie de 100-120 cuvinte pe minut, funcție de situație.

Ce se uită uneori e că o prezentare bună nu e una care transmite doar emoții pozitive și constructive, așa ceva e ca un film de propagandă în care totul e minunat, ca o reclamă care sună prea bine ca să fie adevărat. Discursurile cele mai bune au momente de tensiune, de dubiu, de ezitare, recunosc lupta, dificultatea, recunosc nuanțele de gri, și limbajul tău corporal și para verbal ar trebui la fel, să nu fie întotdeauna unul pozitiv și plin de încredere, pentru că nu e autentic. Dacă discuți despre o întâmplare dificilă prin care ai trecut, de un eșec pe care l-ai suferit, de o întrebare la care încă nu ai răspuns, atunci nu e nevoie să stai drept și să te uiți cu încredere la orizont în timp ce zici asta, ar fi ciudat. E ok uneori să te retragi pe scenă și să transmiți ezitarea, dacă e momentul să transmiți ezitarea.

Do’s and Don’ts

Ca să sumarizez totul, de făcut:

  • Acceptă emoțiile, lucrează cu ele, persistă. Nu vor trece magic, vor trece prin expunere și exercițiu.

  • Structurează conținutul începând cu sfârșitul (ce ai vrea tu ca ei să facă în urma prezentării tale?), fă o poveste, evită detaliul excesiv.

  • Nu ezita să spui clar ce vrei de la ei, în special în situațiile de vânzare. Ambiguitatea intenționată e uneori o tactică legitimă, dar de cele mai multe ori lumea care nu spune clar ce vrea nu o face pentru că are vreo strategie sofisiticată, ci pentru că se teme. Să nu lași întrebarea nerostitiă a audienței “Bun, frumos ce zici tu, dar totuși, ce vrei de la mine?” fără un răspuns clar.

  • Practica, practica, practica. Caută orice ocazie să te expui. Folosește-te de tactica primisiunii publice. Promite în public că vei prezenta ceva undeva, ca să fii “forțat” după aia să o faci.

  • Îmbunătățește-ți stilul, dar fii autentic. Devino mai bun așa cum ești, nu încerca să fii altceva.

  • Asigură-te că tehnica (proiectorul, mufa, conexinea, microfonul, audio-ul etc) sunt prezente și funcționează. Testează cu o seară înainte.

Nu fă:

  • Inunda audiența cu detalii.

  • Nu te ridica în fața audienței nepregătit. Pregătirea e un semn de profesionalism.

  • Nu lăsa în coadă de pește prezentarea pentru că ți-e jenă sau frică să spui clar ce vrei de la ei. Make it easy for them to buy it. Spune-le exact ce au de făcut. E alegerea lor dacă fac sau nu, dar să nu plece nimeni de acolo întrebându-se oare ce ai vrut de la ei și de ce le-ai irosit timpul.

  • Nu încerca să fii cine nu ești, nu aplica aiurea tactici luate de pe net care nu se potrivesc personalității tale sau contextului în care te afli.

  • Nu începe zicând că ai și tu de zis ceva, dar nu prea te-ai pregătit, nu ai experiență. E lame și e un fel de a zice “sunt mic și prost, probabil nu știu să fac nimic, nu dați că doare”. Asumă-ți nivelul la care ești și zi ce ai de zis, nu începe prin a-ți cere scuze.

  • Nu încerca să faci prea multe glume înainte de a ști ce faci. Umorul pe scenă e foarte, foarte greu, foarte ușor să iasă cringy și chiar dacă iese ceva, tot e posibil să insulți, să distragi atenția de la subiect, să nu îți ajuți cauza adică.

Exerciții

Sunt foarte multe moduri în care poți lucra la a-ți îmbunătăți abilitățile de public speaking și de prezentare. Alege-le pe cele care ți se potrivesc:

  • Înainte de a face slide-uri, sau de a vorbi, scrie cu liniuță care sunt ideile principale.

  • Scrie ce știi despre audiență.

  • Scrie care e obiectivul: ce ai vrea ca ei să facă ca urmare a prezentării tale.

  • Scrie un script complet a ce vei zice, cuvânt cu cuvânt.

  • Filmează-te și privește-te.

  • Exersează în condiții cât mai realiste (săli și tehnică similare cu cele unde vei livra, cheamă niște colegi să te observe, sau măcar urmează un cronometru și nu te opri, fix ca și cum ai fi pe scenă).

  • Adu să te audă la repetiții oameni și cere-le feedback; adu și experți în domeniu, și necunoscători.

  • Pregătește-te, repetă din timp. Nu fă toată pregătirea într-un calup, într-o zi, să ai măcar două etape, cu o zi două pauză între ele: altfel privești ce ai făcut când revii după o perioadă.

  • Caută și speculează orice oportunitate: de a prezenta ceva echipei, de a face un training intern, de a reprezenta firma la ceva conferință. Caută situații reale cât mai multe și mai dese. Oricât ai repeta tu de unul singur, nimic nu se compară cu situațiile reale, fie ele mai mici la început.

  • Ai răbdare, învață din ce ți se întâmplă, reflectează.

Ce știu e că sigur se poate.